Todos los departamentos generan documentación, pero los ‘campeones’ en este caso son los relacionados con la gestión financiera y la admisión de alumnos, aunque también hay mucha documentación relacionada con las becas, las obras, las actas académicas… En esta entrevista, el jefe del Archivo Universitario y Registro, Santiago B. Gutiérrez Martínez, explica qué guarda el Archivo de la UAH.

 -¿Qué es y cuáles son las competencias que tiene adjudicadas al Archivo de la UAH?

-El Archivo Universitario es un servicio que la Universidad de Alcalá ofrece a la comunidad universitaria y al ciudadano. Es una sección dependiente de la Secretaría General y tiene la misión de reunir, organizar y difundir el patrimonio documental de nuestra institución. Está regulado por un reglamento que establece su misión, organización, funciones y servicios, además de las bases de nuestro sistema archivístico, que es la aplicación práctica del ciclo de vida del documento y se compone al menos de tres niveles: archivos de oficina, intermedio e histórico.

-¿Qué tipo de documentos se archivan en la UAH?
-El Archivo coordina la gestión de los documentos generados por todos los órganos, centros y unidades de la Universidad desde la primera fase de producción de los mismos, ya que los archivos de oficina siguen nuestras recomendaciones de organización y envían los documentos al archivo intermedio una vez el valor legal y la frecuencia de uso disminuyen, aproximadamente a los cinco años. El volumen de documentación necesario para el ejercicio de las funciones de la Universidad es muy grande, pero solo se transfieren los documentos originales generados por las diferentes instancias universitarias. El archivo intermedio organiza la documentación recibida para su correcta localización cuando sea necesario –reapertura de expedientes o necesidad puntual-, y finalmente realiza los estudios de series documentales y las propuestas de conservación a la Comisión Calificadora que decide cuánto tiempo debe conservarse cada serie y las condiciones para su acceso.

-¿La UAH dispone de archivo histórico? ¿Cuándo un documento es un documento histórico y por qué?
-Comienzo por el final: la Ley 16/1985 de patrimonio histórico español distingue entre patrimonio arqueológico, etnográfico, bibliográfico y documental; para este último da tres plazos diferentes, considerando patrimonio todos los documentos generados por las administraciones públicas desde su producción; a los generados por partidos políticos, sindicatos, entidades religiosas, culturales y educativas con más de 40 años, y por último son también patrimonio documental todos los documentos públicos o privados con una antigüedad superior a cien años. Estos son plazos orientativos, ya que cada universidad tiene autonomía para organizar su propio sistema, y muchas veces se declara archivo histórico documentación con menor antigüedad debido a su especial interés para la historia de la institución o del entorno en el que está ubicada.
La UAH es un caso especial entre las universidades públicas españolas porque fue una de las primeras en crearse, pero cerró en 1836 y volvió a abrir en los años 70. La documentación anterior a 1836, como el resto del patrimonio mueble, fue trasladada a Madrid y se encuentra en al Archivo Histórico Nacional. Por esta razón el actual Archivo Universitario custodia sólo documentación contemporánea producida a partir de la vuelta de la Universidad a Alcalá en 1975, mayoritariamente documentación administrativa.

-Háblenos de las ‘joyas’ que se guardan en el archivo de la UAH
-Aunque el fondo principal es el de la UAH desde 1975, el Archivo custodia otros pequeños fondos de instituciones desaparecidas que se integraron en la UAH: la Universidad Laboral de Alcalá, la Escuela Normal de Magisterio de Guadalajara (una de las primeras en España), la Escuela de Profesorado de la Sagrada Familia de Sigüenza, la Escuela de Enfermería de Guadalajara y el archivo del arquitecto Manuel Barbero Rebolledo (Premio Reynolds de Arquitectura de 1957). Además, custodia algunos documentos históricos de la Universidad Cisneriana, como el Libro de censos de propiedades de la Universidad de Alcalá [ca. 1846], y varios impresos modernos como la ‘Apostolesmata’ de Ciruelo (1551) o la tesis doctoral de Mª Isidra Guzmán de la Cerda, primera mujer en alcanzar el grado de doctor en España en 1785.

-Una entidad como la UAH produce muchísima documentación ¿hay espacio para tanto o la digitalización de fondos es la solución?
-Una universidad de tamaño medio como la UAH genera mucha documentación. A finales de los años 90 el Archivo se trasladó desde el Rectorado al Aulario María de Guzmán, con unos espacios de depósito y proceso más grandes y modernos. Casi veinte años después todavía tenemos espacio, aunque ya bastante justo. Varios factores nos permitirán desahogar las instalaciones actuales: el volumen de documentación en papel va disminuyendo progresivamente de forma sostenida; la Comisión Calificadora permitirá eliminar con diferentes reglas y plazos las series documentales que no sean de conservación permanente; la implantación de la Administración electrónica planificada por la Ley 11/2007 de acceso electrónico a los Servicios Públicos, obligatoria desde la Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común, reducirá aún más la producción de documentación en papel y, por último, la dotación en un futuro de un Archivo Histórico de la UAH independiente también ayudará a racionalizar los espacios.

Publicado en: Entrevista