El Archivo de la UAH es relativamente joven. De hecho, la documentación anterior a 1977 relacionada con la Universidad de Alcalá fue trasladada primero a la Universidad Central de Madrid (actual Complutense) con el resto del patrimonio, y en la actualidad se encuentra en la sección Universidades del Archivo Histórico Nacional.

Santiago Gutiérrez.

Pero este Archivo sí guarda la historia reciente de la UAH y es un servicio vivo, con posibilidad de consulta y préstamo. En la actualidad, el fondo documental dispone de más de 40.000 unidades de instalación –sin contar los planos y las fotografías- producidas por los distintos servicios de la universidad.

Desde que el documento nace hasta que se convierte en un documento histórico (de más de 50 años) pasa por diferentes fases: fase de oficina (0-5 años), fase de archivo intermedio (5-50 años) y fase histórica. Desde el inicio hasta su fase histórica el documento tiene valor ‘probatorio’ y en ningún caso se puede destruir.

Los departamentos que más documentación generan son los de gestión financiera (más de un tercio de la documentación es de carácter económico) y admisión de alumnos (expedientes de alumnos), pero también hay mucha documentación relacionada con las becas, las obras, las actas académicas...

Todas las etapas son importantes, pero la fundamental para que el archivo sea eficaz y cumpla con sus funciones de depósito y consulta es la fase de archivo intermedio, ya que en esta fase se prepara el material, se elimina lo que sobra (carpetas, pósit, duplicados...) para garantizar una buena conservación, se identifica correctamente, se describe su contenido y se ubica en el lugar que le corresponde con la signatura correspondiente.

“Es una labor de equipo porque, en realidad, el archivo empieza en los propios departamentos y servicios de la universidad. En cada servicio y departamento de la UAH hay un responsable encargado de remitir la documentación al Archivo en la forma debida”, explica Gutiérrez.

En este momento el Archivo de la UAH se encuentra en un momento muy importante, ya que los documentos creados en 1977 podrían pasar a archivo histórico. Para ello está la Comisión de Valoración que será la encargada de establecer las políticas de acceso y conservación al archivo histórico y también la encargada de delimitar qué tipo de documentos se incluyen en el mismo. “En el Archivo no se destruye nada, pero es cierto que habría que empezar a decidir qué se conserva en el archivo histórico y qué se mantiene como archivo administrativo, cómo serán las normas de acceso y qué se podría destruir”.

No obstante, hay documentos que está claro que formarán parte de ese archivo histórico, como algunos del siglo XVI y XVII que forman parte del patrimonio de la UAH en este momento.

Un archivo digitalizado
Desde hace más de 10 años, por otra parte, el servicio de Archivo ha desarrollado una importante labor de digitalización y el resultado de ello es que, en este momento, hay más de 1.000.000 de documentos digitalizados y es uno de los archivos administrativos que más fondo tiene digitalizado en España. Entre las series documentales digitalizadas y accesibles –aunque de forma restringida- a los distintos servicios se encuentran los convenios, las actas del Consejo de Gobierno ....
Asimismo, el Archivo realiza certificación digital desde hace 2 años.
“La verdad es que la digitalización tiene muchas ventajas: evita el tráfico y, por tanto, evita pérdidas y el deterioro de los documentos”, indica el responsable del Archivo.

Por tanto, se trata de un servicio joven pero muy dinámico que se ha convertido en ejemplo para muchos otros Archivos, sobre todo de universidades latinoamericanas. De hecho, este Archivo ha sido modelo para la creación del archivo de 7 universidades en Nicaragua y Panamá, entre ellas la UNAN-León de Nicaragua y la Universidad Autónoma de Chiriquí, en Panamá.

Asimismo, hay un convenio firmado con la universidad de Maynooth, en Irlanda, para la digitalización de los documentos relacionados con el Colegio Real de San Jorge Mártir, más conocido como Colegio de los Irlandeses, que funcionó en la UAH entre 1649 y 1785.

 

Vídeo realizado por los alumnos del Grado de Comunicación Audiovisual y del Máster en Comunicación y Aprendizaje en la Sociedad Digital de la UAH

 

 

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